Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 5 juin 2026
La présente politique décrit comment Julexio, service édité par Clova(entreprise individuelle, SIREN 992 493 148, 2 Avenue Henri Barbusse, 13760 Saint-Cannat), collecte et traite les données personnelles, conformément au Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et à la loi « Informatique et Libertés » modifiée.
1. Deux rôles distincts
Julexio intervient sous deux qualités différentes selon les données concernées :
- Responsable de traitementpour les données liées à la gestion du compte et de l'abonnement de ses utilisateurs avocats (identité, courriel, données de connexion, facturation de l'abonnement).
- Sous-traitant(article 28 RGPD) pour les données que l'avocat saisit ou importe dans le cadre de ses dossiers (données de ses clients et des tiers). Le cabinet utilisateur en reste le responsable de traitement ; Julexio agit sur ses seules instructions, dans le cadre d'un accord de sous-traitance (DPA) dédié.
2. Données traitées et finalités
| Finalité | Données | Base légale | Conservation |
|---|---|---|---|
| Gestion des dossiers et indexation documentaire | Identité des clients, situation juridique, contenu des documents, honoraires, temps passé | Exécution du contrat (art. 6.1.b) | Durée du contrat, puis suppression sous 30 jours |
| Enregistrement audio et transcription | Fichiers audio, transcriptions, métadonnées | Contrat (art. 6.1.b) + consentement des personnes enregistrées (art. 6.1.a) | Audio brut supprimé sous 48 h après transcription |
| Pilotage et indicateurs (analytics) | Données agrégées de dossiers, interactions, factures | Exécution du contrat (art. 6.1.b) | Durée du contrat |
| Compte, authentification et facturation | Nom, courriel, mot de passe (haché), données d'abonnement | Contrat (art. 6.1.b) + obligation légale (art. 6.1.c) | Durée du compte + durées légales comptables |
| Journalisation technique et de sécurité (audit trail) | Identifiant utilisateur, action, référence de ressource, adresse IP, horodatage | Intérêt légitime (art. 6.1.f) et obligation de traçabilité du secret professionnel | 3 à 6 mois |
| Notifications et courriels transactionnels | Adresse courriel, prénom, contenu des notifications | Exécution du contrat (art. 6.1.b) | 3 mois (journaux d'envoi) |
3. Données sensibles et secret professionnel
Les dossiers traités peuvent contenir des données couvertes par le secret professionnel de l'avocat (article 66-5 de la loi du 31 décembre 1971) et, le cas échéant, des données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD. Ces données ne sont jamais utilisées à des fins commerciales ni pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle. Les traitements d'IA s'exécutent auprès de prestataires situés dans l'Union européenne, avec une politique de non-rétention des données (zero data retention).
4. Sous-traitants techniques
Julexio fait appel à des sous-traitants ultérieurs, sélectionnés pour leurs garanties de sécurité et leur conformité RGPD. Les principales catégories sont :
- Hébergement (serveurs, base de données, stockage des documents et fichiers audio) — Union européenne ;
- Intelligence artificielle (génération de texte, recherche vectorielle, transcription) — prestataire établi en France, en non-rétention des données ;
- Envoi de courriels transactionnels — Union européenne ;
- Paiement de l'abonnement — prestataire de paiement encadré par des garanties appropriées (clauses contractuelles types) ;
- Signature électronique et intégrations optionnelles(agenda, comptabilité, téléphonie) — activées uniquement à la demande de l'utilisateur.
La liste nominative et à jour des sous-traitants, avec leur localisation et leur finalité, est disponible sur demande à contact@agence-clova.fr et communiquée aux cabinets utilisateurs dans le cadre du DPA.
5. Transferts hors Union européenne
Les données couvertes par le secret professionnel sont hébergées et traitées au sein de l'Union européenne. Lorsqu'un sous-traitant accessoire est susceptible de traiter des données techniques hors de l'UE (par exemple un prestataire de paiement), ce transfert est encadré par des garanties appropriées au sens du chapitre V du RGPD (clauses contractuelles types).
6. Vos droits
Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données.
- Depuis votre espace, dans Paramètres → Compte, vous pouvez à tout moment exporter vos données (format JSON) et supprimer votre compte.
- Pour les données d'un dossier dont vous êtes responsable de traitement (données de vos clients), les demandes d'exercice des droits émanant des personnes concernées doivent être adressées au cabinet ; Julexio, sous-traitant, vous assiste pour y répondre.
- Pour toute autre demande, écrivez à contact@agence-clova.fr. Une réponse vous sera apportée dans un délai d'un mois.
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).
7. Sécurité
Julexio met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (article 32 RGPD) : chiffrement en transit (TLS) et au repos, isolation stricte des données par cabinet, contrôle d'accès par rôle, journal d'audit chaîné cryptographiquement, hachage des mots de passe, double authentification optionnelle, sauvegardes chiffrées et procédure de notification des violations de données.
8. Cookies
Le Service utilise uniquement des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement (session d'authentification), exemptés de consentement. Aucun cookie publicitaire ni de traçage tiers n'est déposé à des fins de profilage commercial. Une mesure d'audience respectueuse de la vie privée, sans cookie tiers de suivi, peut être utilisée à des fins d'amélioration du Service.
9. Délégué à la protection des données
En l'absence d'obligation de désignation d'un délégué à la protection des données (DPO), le point de contact pour toute question relative à la protection des données est : contact@agence-clova.fr.
10. Modifications
La présente politique peut être mise à jour pour refléter les évolutions du Service ou de la réglementation. La date de dernière mise à jour figure en tête de page ; les modifications substantielles sont signalées aux utilisateurs.